« Dis-moi, Muse, cet homme subtil qui erra si longtemps, après qu’il eut renversé la citadelle sacrée de Troie » l’Odyssée, Homère. Ainsi, pourrait aussi commencer l’histoire de PHILIA, Accompagnement à domicile, un long trajet vers la destination de l’autorisation en tant que Service d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (SAAD).
Aladom a choisi de donner la parole aux acteurs du secteur à travers le podcast servez-vous et à travers des articles rédigés par des invités. Nous avons demandé à Thibault Vince-Cochard, fondateur de PHILIA qui propose de l’Accompagnement à domicile, de nous raconter son Road trip pour obtenir son autorisation SAAD (Service d’aide et d’accompagnement à domicile) et de donner des conseils vers cette destination.
Valider le cahier des charges, (rien que le cahier des charges), toujours le cahier des charges
« Vu la loi n° 2015-1776 du 28 décembre 2015 relative à l’adaptation de la société au
vieillissement Vu le décret n° 2016-502 du 22 avril 2016 relatif au cahier des charges national des services d’aide et d’accompagnement à domicile et modifiant le code de l’action sociale et des familles »… et cetera.
Voilà comment commencera votre aventure. Pour les non-juristes, c’est le début de quelque chose de très sérieux vers quelque chose de très long et rébarbatif. Combien de personne dans le navire, uniquement votre serviteur face au périple. Juriste de formation et de métier, j’ai peiné mais réussi à comprendre leurs demandes.
Mais sans plus tarder, suivez le guide :
Première étape :
Il vous faudra prendre contact avec les services du Conseil départemental ressort du lieu d’établissement de votre structure. Pour PHILIA, ce fut le Conseil départemental d’Ille-et-Vilaine. Heureusement, ils vous ont préparé une synthèse des éléments nécessaire, ils vous enverront 20 pages de dossier à compléter. Le dossier liste pas moins de 30 documents à préparer, des sous-catégories dans les documents (le livret d’accueil, par exemple, doit contenir énormément de choses, le nôtre fait 35 pages), des explications des procédures de fonctionnement, et un état des lieux des ressources humaines. Un seul mot, vertigineux… mais, pour les plus aguerris du milieu (ou maso), faisable.
NOTA BENE : le projet de service est le cœur de votre proposition. Travaillez-le bien. Il pourra vous servir pour appuyer votre dossier face aux partenaires futures notamment financier. Un vrai plus face à la banque, un ressort énorme pour un prêt d’honneur, c’est le développement du pitch commercial en soit. PHILIA n’a pas eu de soucis à avoir l’appui financier sûrement aussi grâce au sérieux de son projet service d’une vingtaine de pages qui appuie dans les mots le porteur de projet.
Recette d’un bon projet de service : naissance du projet, cadre légal d’intervention qui vous est donné dans le dossier d’autorisation (pas d’excuses), l’activité (mission, public, secteur géographique, panier de service, partenaires), votre démarche, les moyens de mise en place des services (outils, ressources humaines, management et formation proposée), vos 4-5 objectifs et la manière dont vous évaluerez la qualité des interventions. Prévoyez un sommaire pour la lisibilité.
Deuxième étape :
Réflexe logique, chercher ce qui existe. Ne vous embêtez pas trop à chercher trop longuement, il n’existe que très peu de documents – tout fait – gratuit et disponible sur internet. Il va falloir les construites par bout avec ce que vous trouverez, ce que vous avez rencontré dans votre expérience passée (si vous en avez une) et vos propres conceptions du service. Problème déjà, est-ce-que cela sera suffisant, est-ce-que ce sera complet pour l’administration ? Selon les départements et vos interlocuteurs la réponse différera.
NOTA BENE : certains des documents trouvés sur internet correspondent plus aux services de confort et pas d’aide à la personne, donc méfiance. Essayez de vous placer dans le regard du Conseil départemental : facilité pour le bénéficiaire, continuité de service contre vents (absences) et marrées (remplacements), qualité de service expliqué et contrôlé. Il faut que vous ayez pris en compte le fonctionnement des aléas notamment recrutement, remplacements, astreintes, confidentialité, etc. On ne pourra jamais vous reprocher d’avoir trop prévu à l’avance, c’est dans cette ligne que vous devrez avancer.
Troisième étape : (avance très rapide)
Après ces longs moments à créer les documents et à réfléchir à votre système, il vous faudra le déposer au service du Conseil départemental référent. Je vous renvois à la patience après.
Pourquoi : (rien que le cahier des charges) ?
Vous vous rendrez compte assez rapidement que les documents du cahier des charges ne résument pas le contenu qui est attendu des agents administratifs qui instruisent votre dossier. On est très loin d’un simple contrôle des pièces du dossier qui est avancé par les Conseils départementaux, cela va profondément dans l’étude du contenu, à tort ou à raison d’ailleurs.
Donc, précisez bien votre fonctionnement, dans les détails pratiques, votre démarche, votre positionnement général et particulier de votre futur en tant que SAAD. Il faut qu’ils y soient.
La ligne de mire est simple pour le Conseil départemental : le bien-être du bénéficiaire !
Armez-vous de patience, votre meilleure alliée.
Un proverbe arabe énonce que « la patience est un arbre dont la racine est amère, et dont le fruit est très doux ». Tout me semble dit.
Patience ! Le délai de traitement est de 3 mois et dans la pratique on est dans le jour prêt.
Si votre premier essai ne fonctionne pas malheureusement, il est tout à fait possible de faire un recours administratif gracieux. C’est-à-dire que le Conseil départemental vous énonce les éléments qui manquent dans votre dossier et vous avez 2 mois pour compléter ou refaire ce qui est lacunaire. L’étude de votre recours sera de 2 mois donc travaillez bien mais, renvoyez vite. Je vous déconseille après le recours gracieux négatif de faire un recours contentieux. Les juges n’y connaissent pas grand-chose dans ce qui est possible ou pas, et auront clairement tendance à suivre l’avis de l’expert : les services administratifs spécialisés. Pire, cela pourrait vous mettre en
mauvaise posture avec ce partenaire et les autres Conseils départementaux si vous souhaitez étendre dans un autre département dans le futur.
Ne perdez pas courage, votre démarche est peut-être fantastique mais, il faut toujours coller au cahier des charges. L’administration, bien que moins favorable aux entreprises, essaye au mieux de rester sur un consensus objectif et n’évalue donc pas forcément la teneur innovante de votre projet de service. Gardez courage, vraiment !
Lorsque votre dossier aura été accepté… ce n’est pas terminé.
Le fruit ne sera pas encore doux comme le dit la citation, mais bravo quand même (!), le plus dur est passé.
Il vous faudra alors passer la « visite de conformité ». Par contre, avant d’avoir validé cette visite, pas d’autorisation définitive. Par conséquent, pas de prospection dans ce domaine, pas de bénéficiaires liés à l’activité. Mais une belle promesse : trouver une date, passez un long entretien, expliquez et caler les imprécisions, ainsi l’autorisation sera à vous.
Pour PHILIA, ce fut de 14h à 17h, 3 longues heures de questions-réponses afin de reprendre les questionnements sur la démarche, sur le fonctionnement sur la visibilité des tarifs et cetera. En fonction des remarques il vous sera demandé de compléter sûrement quelques petites choses et puis quelques jours plus tard : le temps de rédaction et quelques signatures ; vous y voilà !
Soyez souple et ayez le dos rond.
C’est sans doute un des meilleurs conseils que je peux vous donner. L’administration et le milieu du médico-social ont des codes qu’il vous faudra maîtriser. De plus, cela ne leur viendra pas à l’esprit que le fait de créer une société sans activité pour recevoir l’autorisation, ou la déclaration à l’URSAFF pour vous-même sans activités, ou encore l’exonération fiscale sur le foncier des entreprises (locaux) la première année sera amputée avec le temps de traitement de dossier…
L’administration face à la réalité : acceptez le, c’est ainsi.
Soyez ouvert aux critiques des services du Conseil départemental, si cela doit être fait par exemple les 2 demi-journées d’astreinte dans vos locaux même si vous ne verrez jamais personne, acceptez sans sourciller. C’est dans le cahier des charges donc personne – vous comme eux – ne peut rien y faire.
Si un élément les bloque, trouver des solutions face aux remarques, soyez force de proposition durant la visite de conformité. Si vous en êtes là c’est que les obstacles ont des solutions.
Seule limite, défendez votre démarche, il faut promouvoir l’innovation dans un secteur qui a besoin d’évoluer, et même si administration n’est pas, par nature, à l’aise avec cela. C’est pourtant le cœur de votre action auquel vous avez sûrement bien réfléchi pour le proposer sur le territoire.
Voilà, vous êtes arrivé à destination, et comme Ulysse à Ithaque, vous êtes un SAAD. Après toutes ces épreuves, rien ne peut vous arrêter !
Faites-vous accompagner.
Tant dans votre projet de création de structure des organismes peuvent vous accompagner, PHILIA a été suivie par la BGE puis par la CCI : business plan, business model, statuts…
Concernant l’autorisation à présent. Pour en avoir fait l’expérience, il semble que cela puisse être complexe. Les fédérations peuvent vous envoyer des documents pour comprendre, honnêtement c’est plutôt bien même si technique, mais aidant. Néanmoins, elles ne vous fourniront jamais aucun document type.
À défaut, pour être couronné de succès le plus vite possible, PHILIA, Accompagnement à domicile peut vous accompagner dans cette envie de service, soit dans la création de votre structure et de votre démarche ; soit de rejoindre notre franchise si vous adhérez à notre mission de maintenir au mieux les personnes à leur domicile. N’hésitez pas à prendre connaissance des détails de notre concept sur notre site : aad-philia.fr
En tout état de cause, les conseils ne sont jamais inutiles et j’espère que cette lecture vous permettra de vous inscrire dans l’aide à domicile. Je vous laisse donc sur un proverbe : « A cœur vaillant rien n’est impossible », l’expérience avec PHILIA en est la preuve
En espérant vous retrouver sur notre route,
Thibault Vince-Cochard
dirigeant de PHILIA, Accompagnement à domicile
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